Configurations diverses

OBJECTIF

Les Configurations diverses permettent de déterminer les comptes de grand livre qui sont utilisés par maestro* pour effectuer certaines transactions et pour configurer les différentes options disponibles au sein du module Appels de service.

 

PRÉREQUIS

• Gestion des comptes
• Gestion des projets

 

Étapes

maestro* > Appels de service > Maintenance > Configurations > Configurations diverses

 

Entrer les configurations

1. Section Généralités du menu de gauche.

Champ	Description
Type de contrat par défaut	Type de contrat affiché par défaut lors de l’entrée d’un nouveau contrat dans la Gestion des contrats. Valeurs disponibles : Service Contrat de service avec visites ponctuelles, au besoin. Forfaitaire Contrat de maintenance avec visites prédéterminées sur une base régulière. NOTE : Même si le contrat est de type Forfaitaire par défaut, il est tout de même possible d’entrer des appels de service sur ce contrat dans l’option Appels.
Compteur de no de commande	Dernier numéro de commande émis dans l’option Achat. NOTES : Le champ État, disponible dans l’option Achat, doit être à Commande. Le nombre maximum de caractères pour le bon de commande est de 7.
Compteur de no de contrat	Dernier numéro de contrat émis. NOTE : Le nombre maximum de caractères pour le numéro de contrat est de 9.
Format	Format de numérotation du numéro de contrat. NOTES : Il est possible de définir un format par préfixe de compagnie en mode multidimensionnel. Le nombre maximum de caractères disponibles pour le format est de 9. Par exemple, il est possible d’identifier la Cie 1 par le code 10, suivi du numéro de contrat. Il faudrait alors inscrire le format comme suit : 10#######.
Taux de facturation du temps	Taux horaire de facturation par défaut, c’est-à-dire le taux horaire le plus souvent utilisé par la compagnie. NOTE : Ce taux est utilisé s’il n’y a aucun vendant dans les endroits suivant : Gestion des contrats (table de taux), Gestion des activités, Gestion des catégories d’emploi et Gestion des employés.
Taux de facturation du matériel	Taux de majoration par défaut utilisé pour la facturation du matériel. NOTE : Ce taux est utilisé s’il n’y a aucun vendant dans les endroits suivant : Gestion des contrats (table de majoration), Gestion du matériel ou Gestion de catalogue.
Projet par défaut	Permet d’identifier un projet par défaut utilisé lors de l’entrée d’un contrat. NOTE : Cette information permet de faire le lien avec la Gestion des projets.
Activité par défaut	Permet d’identifier une activité en lien avec le projet par défaut et utilisée lors de l’entrée d’un contrat. NOTE : Cette information permet de faire le lien avec la Gestion des projets.
Inventaire par défaut	Permet d’imputer à un projet inventaire les achats et l’utilisation de matériel. NOTES : Doit être complété uniquement si la Gestion du catalogue n’est pas utilisée. Pour utiliser cette information, le champ Transfert du matériel doit être à Oui.
Activité par défaut	Permet d’identifier une activité en lien avec le projet inventaire par défaut et utilisée lors de l’achat et l’utilisation de matériel.
Groupe	Permet d’identifier un groupe par défaut et utilisé lors de l’achat et l’utilisation de matériel.
Valider les raisons de N/F	Oblige l’utilisateur à entrer une raison sur les items non-facturables, si la case est cochée. NOTE : Ces raisons sont en lien direct avec l’impression du Rapport des coûts de garantie.
Transfert à la comptabilité	Permet d’indiquer à maestro* de comptabiliser les transactions au grand livre. NOTE : Il est recommandé de toujours cocher cette case afin de s’assurer que les écritures sont transférées dans les différents comptes de grand livre.
Transfert du matériel	Permet de déterminer le type de suivi à effectuer sur le matériel utilisé dans le Retour d’appel. NOTE : Lors du transfert d’un retour d’appel impliquant du matériel, maestro* génère ou non une transaction (transfert entre projet ou transfert inventaire-projet) en fonction de la configuration ci-dessous. Valeurs disponibles : Non Permet d’indiquer à maestro* qu’il n’y a aucun suivi à effectuer sur le matériel. Seul le module Appel de service aura le coût du matériel utilisé. NOTE : Dans ce mode, un écart de coût existera entre le module Appel de service et la Gestion des projets puisque le coût ne sera pas transféré à la Gestion des projets. Oui Permet d’indiquer à maestro* que l’on désire gérer le matériel à partir d’un projet inventaire. Il est nécessaire de compléter les champs Inventaire par défaut, Activité par défaut et Groupe. NOTES : Aucun inventaire n’est suivi dans ce mode. Seule la variation de l’inventaire en dollars est suivie (entrées et sorties). Lors du transfert du retour d’appels, maestro* génère un Transfert entre projets. Inventaire Permet d’identifier que le matériel utilisé dans le retour d’appel est lié à l’inventaire géré dans le module Achats et approvisionnement. NOTES : Dans ce mode, le matériel provient de la Gestion du catalogue du module Achats et approvisionnement. Lors du retour d’appels, maestro* génère une sortie d’inventaire automatiquement via un Transfert inventaire-projet. L’inventaire est mis à jour seulement après le transfert des transactions de Transfert inventaire-projet du module Achat et approvisionnements.
Transfert des heures pour la paie	Permet d’indiquer la provenance des heures utilisées pour la paie. Les choix sont : Retour d’appel, Entrée des heures, Tous les cas et Aucun cas. À titre d’exemple, si la provenance des heures pour le transfert des heures pour la paie est Retour d’appel et que l’utilisateur entre des heures dans la Répartition des heures, ces heures n’affecteront pas la paie de l’employé, car elles ne seront pas transférées au module de paie. L’inverse s’applique aussi.
Mise à jour automatique de l’adresse du contrat	Met à jour automatiquement l’adresse du contrat s’il y a un changement d’adresse dans la Gestion des clients, si la case est cochée.
Fermeture manuelle des maintenances	Permet de fermer manuellement les appels de maintenance, si la case est cochée. Si la case est cochée, les appels de type Maintenance devront être fermés manuellement à l’étape de préparation si aucun item n’est facturable dans l’appel, en cliquant sur l’icône Fermer un appel. NOTE : Par défaut, la case est non cochée. En étant non cochée, lors du transfert des retours d’appels, si tous les items sont non facturables et que l’état est à Terminé dans le Retour d’appel, maestro* considère qu’il n’y aura pas de facture. Il change le statut de l’appel pour 4- Terminé et ferme automatiquement l’appel.
Réserver le matériel requis pour les retours d’appels	Permet de déterminer la méthode de sélection des items dans l’entrée des retours d’appel, lorsque l’utilisateur clique sur l’icône de Sélection des items liés à l’appel. Si la case est cochée : L’icône Afficher les réservations liées à l’appel courant est disponible dans le retour d’appel. Seuls les items en stock qui ont été réservés pour l’appel courant peuvent être sélectionnés. NOTE : Maestro* utilise le numéro de réservation indiqué dans l’inventaire pour déterminer si le matériel est réservé pour l’appel courant ou pour une autre fin. Si la case n’est pas cochée : L’icône Afficher les items commandés ou réservés pour l’appel courant est disponible dans le retour d’appel. Tous les items commandés spécifiquement pour l’appel courant peuvent être sélectionnés. NOTE : En activant cette fonctionnalité, l’utilisateur doit obligatoirement compléter le champ Préfixe pour les « No de réservation ».
Préfixe pour les « No de réservation »	Préfixe du numéro de réservation donné par maestro* lors du transfert d’une réquisition de type Appel de service. NOTE : Le module des Réquisitions doit être installé pour que cette fonctionnalité soit disponible.
Lier les contrats à une compagnie spécifique	Permet d’indiquer que le contrat créé dans la Gestion des contrats doit être lié à un préfixe de compagnie en particulier. NOTES : Disponible en mode multidimensionnel seulement. Si cochée, maestro* oblige l’entrée d’un préfixe lors de la sauvegarde d’un contrat. Les contrats seront disponibles uniquement dans le préfixe entré. Si cochée, maestro* utilisera un index par préfixe sur les contrats, ce qui accélérera les fonctions de recherche sur les contrats. Seuls les contrats dans le préfixe courant s’afficheront dans les différents écrans de recherche du module Appels de service.
Heures pour l’établissement des coûts	Permet d’indiquer la provenance des heures qui serviront à déterminer les coûts du contrat. Les choix sont : Retour d’appel, Entrée des heures, Tous les cas et Aucun cas.
Heures pour l’établissement de la fact.	Permet d’indiquer la provenance des heures qui serviront à la facturation. Les choix sont : Retour d’appel, Entrée des heures, Tous les cas et Aucun cas. Cette configuration aura également une incidence sur la colonne Facturable qui est présente dans les options Retour des appels et Répartition des heures pour les heures seulement. À titre d’exemple, si la provenance des heures pour l’établissement de la facture est à Retour d’appel et que l’utilisateur entre des heures dans l’option Répartition des heures, il sera impossible de facturer ces heures puisque ces dernières ne seront pas transférées à la facturation. L’inverse s’applique aussi.
Destination des heures	Identifie la destination où les heures provenant du module Appel de service seront transférées dans le module Gestion du temps. Les choix sont : Heures ou Heures - Facturation. NOTE : Le module Facturation interne des heures doit être installé pour que l’option Heures – Facturation soit disponible.
Solde client maximum	Permet d’inscrire un montant de solde maximum pour tous les clients de l’appel de service. NOTE : Lors de l’entrée d’un appel, maestro* affiche un message si le solde client est atteint.
Contrat divers	Permet d’identifier le contrat divers à utiliser lorsqu’une adresse de client ou de contact est sélectionnée et que cette dernière n’est pas liée à un contrat de service lors de l’entrée d’un appel. NOTE : Il est possible de définir un contrat divers par préfixe de compagnie en mode multidimensionnel.
Statut des appels par défaut	Permet de définir l'état par défaut à attribuer lors de la création d'un appel.
Gestion des maintenances sur les équipements	Si cette case est cochée, la gestion des maintenances sera appliquée sur les équipements : Gestion des contrats, onglet Équipement : possibilité d'ajouter un code de maintenance à l'équipement pour la visite; Consultation des appels de service, onglet Équipement : maintenances à effectuer visibles et affichage des codes de maintenance; Consultation des contrats de service, onglet Équipement : section Visite visible et codes de maintenance visibles; Retour des appels, onglet Équipement : maintenances à effectuer visibles et affichage des codes de maintenance.

1. Section Rapport Coûtant-Vendant :

Champ	Description
Calculer le coût des items à facturer dans le rapport Coûtant-Vendant	Permet de calculer un prix coûtant estimé sur le Rapport Coûtant-Vendant pour les items à facturer, si la case est cochée. Par défaut, le rapport coûtant-vendant n’affiche pas de prix coûtant pour les items à facturer, uniquement le prix vendant. NOTE : Si cochée, maestro* détermine le prix coûtant de l’item à facturer selon le prix de liste indiqué dans la Gestion du catalogue. Si aucun prix de liste n’a été indiqué, maestro* affiche un montant à 0,00 $ pour le coûtant des items à facturer. Les items à facturer sont disponibles via l’onglet du même nom dans les options Gestion des contrats, Retour des appels et Préparation.
Calculer le vendant et le profit sur les items non facturables	Si la case est cochée, affiche sur le Rapport Coûtant-Vendant les items qui sont à l’état non facturable et de calcule un montant vendant et un profit pour ces items, même s’ils ne seront pas facturés au client.
Imprimer le champ mémo « Détail facturation » sur le rapport	Permet d’afficher sur le Rapport Coûtant-Vendant le texte entré dans l’onglet Détail facturation de l’option Préparation, si la case est cochée.

2. Section Appels de maintenance générés :

Champ	Description
Statut des appels de maintenance générés	Permet de définir l’état par défaut des appels de maintenance générés par maestro* à partir de l’option Génération des appels.
Statut des appels de maintenance générés à partir d'un contrat suspendu	Permet de définir l'état par défaut des appels de maintenance générés à partir d'un contrat suspendu.
Création des réquisitions pour le matériel requis	Permet d’indiquer si une réquisition de matériel doit être générée lors de la génération des appels de maintenance Valeurs disponibles : Aucune Aucune réquisition ne sera créée. Une pour tous les appels Une réquisition distincte sera créée pour couvrir les besoins en matériel de chacun des appels générés. Une par appel Une seule réquisition sera créée pour couvrir les besoins en matériel de l’ensemble des appels générés.

3. Section Mobile :

Champ	Description
Expédier immédiatement le formulaire	Permet d'envoyer immédiatement le formulaire lorsque la configuration du client est Selon la configuration générale.
Expédier le formulaire multi-visites	Permet d'expédier le formulaire multi-visites à la fin de l'appel de service. NOTE : L'expédition du formulaire multi-visites peut être défini de façon plus granulaire, directement pour un contrat (Gestion des contrats) ou un client (Gestion des clients).

4. Section Réservations du matériel :

Champ	Description
Réserver le matériel requis pour les retours d’appels	Permet de déterminer la méthode de sélection des items dans l’entrée des retours d’appel, lorsque l’utilisateur clique sur l’icône de Sélection des items liés à l’appel. Si la case est cochée : L’icône Afficher les réservations liées à l’appel courant est disponible dans le retour d’appel. Seuls les items en stock qui ont été réservés pour l’appel courant peuvent être sélectionnés. NOTE : Maestro* utilise le numéro de réservation indiqué dans l’inventaire pour déterminer si le matériel est réservé pour l’appel courant ou pour une autre fin. Si la case n’est pas cochée : L’icône Afficher les items commandés ou réservés pour l’appel courant est disponible dans le retour d’appel. Tous les items commandés spécifiquement pour l’appel courant peuvent être sélectionnés. NOTE : En activant cette fonctionnalité, l’utilisateur doit obligatoirement compléter le champ Préfixe pour les "No de réservation".
Préfixe pour les "No de réservation"	Préfixe du numéro de réservation donné par maestro* lors du transfert d’une réquisition de type Appel de service. NOTE : Le module des Réquisitions doit être installé pour que cette fonctionnalité soit disponible.
Valider que tout le matériel réservé a été utilisé	Pour que cette validation puisse être effectuée : La case Transfert final doit être cochée dans la fenêtre Transfert des retours d'appel; La valeur Terminé doit être sélectionnée pour le champ État dans la fenêtre Retour des appels; Le retour d'appel doit être sauvegardé avant de transférer. Si ces conditions sont remplies, la validation est effectuée de la manière suivante lors du transfert des retours d'appel : Le système vérifiera dans le module Achats et approvisionnement s'il reste des quantités commandées directement pour l'appel. NOTE : Pour cela, le traitement effectué sera identique à celui effectué en cliquant sur l'icône Afficher les items commandés ou réservés pour l'appel courant. Cette icône permet de valider si, pour cet appel, le système trouve du matériel avec un solde. S'il reste des quantités commandées qui n'ont pas été utilisées (donc qu'il reste un solde) : le système considèrera que tout le matériel réservé n'a pas été utilisé, et ce, que ces quantités aient été reçues ou non. Le système vérifiera ensuite dans l'inventaire s'il reste des quantités réservées directement pour l'appel. NOTE : Pour cela, le traitement effectué sera identique à celui effectué en cliquant sur l'icône Afficher les réservations liées à l'appel courant. Cette icône permet de valider si, pour cet appel, le système trouve du matériel avec un solde. S'il reste des quantités réservées qui n'ont pas été utilisées (donc qu'il reste un solde) : le système considèrera que tout le matériel réservé n'a pas été utilisé, et ce, que ces quantités aient été reçues ou non. Si tout le matériel réservé n'a pas été utilisé : un message sera affiché, selon la valeur choisie pour la configuration. Valeurs disponibles : Bloquer Le transfert de ce retour d'appel sera interrompu et l'utilisateur ne pourra pas le compléter tant que tout le matériel réservé n'aura pas été utilisé. NOTE : Dans la fenêtre de transfert général des transactions (barre d'outils maestro* > icône Transfert des transactions > Appels de service > Appels de service > Retour des appels), la ligne sera affichée en rouge avec un message et la transaction à transférer ne pourra pas être sélectionnée. Ignorer Aucun traitement spécifique ne sera exécuté. Valider L'utilisateur pourra choisir de poursuivre (ou non) le transfert. NOTE : Dans la fenêtre de transfert général des transactions, la transaction à transférer pourra être sélectionnée.
Valider qu'il y a une facture pour les items du retour qui proviennent d'une commande	La validation est effectuée de la manière suivante lors du transfert des retours d'appel : Le système vérifiera tout d'abord s'il y a du matériel sélectionné pour être transféré dans la fenêtre de transfert. S'il y en a, le système vérifiera ensuite si ce matériel est lié à une commande, en fonction de la présence ou non de valeurs dans les colonnes No commande, Extension et No ligne commande de la ventilation du retour d'appel. Pour chaque ligne de matériel à transférer qui est lié à une commande, le système vérifiera si au moins une facture fournisseur a été entrée en lien avec la commande et la ligne de commande indiqués sur la ligne de matériel. NOTE : La facture n'a pas besoin d'être transférée pour que le matériel soit considéré comme étant facturé. Il n'est pas nécessaire non plus de cocher la case Transfert final dans la fenêtre Retour des appels, et la valeur Actif peut être sélectionnée pour le champ État dans la fenêtre de Transfert des retours d'appel. Après que toutes les lignes de matériel aient été vérifiées, s'il y a au moins une ligne de matériel en lien avec une commande pour laquelle aucune facture fournisseur n'a été entrée : le système considèrera que tout le matériel utilisé en lien avec une commande n'a pas été facturé. Si, dans le retour d'appel, des items n'ont pas encore été facturés par le fournisseur : un message sera affiché, selon la valeur choisie pour la configuration. Valeurs disponibles : Bloquer Le transfert de ce retour d'appel sera interrompu et l'utilisateur ne pourra pas le compléter tant que ces items n'auront pas été facturés. NOTE : Dans la fenêtre de transfert général des transactions (barre d'outils maestro* > icône Transfert des transactions > Appels de service > Appels de service > Retour des appels), la ligne sera affichée en rouge avec un message et la transaction à transférer ne pourra pas être sélectionnée. Ignorer Aucun traitement spécifique ne sera exécuté. Valider L'utilisateur pourra choisir de poursuivre (ou non) le transfert. NOTE : Dans la fenêtre de transfert général des transactions, la transaction à transférer pourra être sélectionnée.

2. Section Formulaires du menu de gauche.

1. Section Bon de travail :

Champ	Description
Impression du bon de travail	Permet d’imprimer un bon de travail pour chaque appel de service, si la case est cochée. NOTE : Le champ Bon de travail est à Oui par défaut dans l’option Appels jusqu’à l’impression du bon.
Nombre de copies	Nombre de copies imprimées par défaut lors d’une impression.
Langue d’impression	Permet de sélectionner la langue utilisée pour l’impression des bons de travail. La langue sera celle définie pour le Client, le Responsable ou la Langue d’implantation, selon le choix effectué dans ce champ. NOTE : La langue du responsable est inscrite dans la Gestion des employés. La langue du client est celle indiquée dans la Gestion des clients.
Formulaire MAINTENANCE SOMMAIRE	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une maintenance. Ce formulaire est optionnel. Si le champ est vide, aucune page ne s’imprime pour une maintenance sommaire. NOTE : Ce formulaire affiche les équipements couverts au contrat. Le formulaire par défaut de maestro* est ...\asbonm.som.
Formulaire MAINTENANCE	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression détaillée d’un appel de type Maintenance. Si le champ est vide, aucune page ne s’imprime pour une maintenance. NOTE : Ce formulaire affiche les équipements couverts au contrat pour la visite. Le formulaire par défaut est ...\asbonm.std.
Formulaire SERVICE	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un appel de type Service. Si le champ est vide, aucune page ne s’imprime pour une maintenance. NOTE : Le formulaire par défaut est ...\ asbons.std.
Formulaire INSTALLATION	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un appel de type Installation. NOTE : Le formulaire par défaut est ...\ asboni.std. Si le champ est vide, maestro* imprime le formulaire ASBON.STD.
Formulaire COUVERTURE TOTAL	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un appel de type Maintenance dont les contrats sont à Couverture Totale dans la Gestion des contrats. NOTE : Le formulaire par défaut est ...\ asbont.std. Si le champ est vide, maestro* imprime le formulaire ASBON.STD.
Message sur le bon de travail (Français)	Message en français imprimé sur les bons de travail. NOTE : La variable MESSAGE doit apparaître lors de la configuration du formulaire du bon de travail.
Message sur le bon de travail (Anglais)	Message en anglais imprimé sur les bons de travail. NOTE : La variable MESSAGE doit apparaître lors de la configuration du formulaire du bon de travail.
Dernier commentaire	Permet d’imprimer ou non le dernier commentaire du retour d’appel sur le bon de travail.

2. Section Contrat et Retour d'appels :

Champ	Description
Formulaire de contrat	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un contrat dans la Gestion des contrats.
Formulaire de retour d’appel	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un retour d’appel dans l’option Retour des appels.
Formulaire de retour des appels multi-visites	Formulaire utilisé par défaut lors de l'impression d'un formulaire de retour d'appel multi-visites dans l'option Retour des appels.

3. Section Facture :

En mode multidimensionnel, le bouton permet de configurer un modèle de formulaire par préfixe de compagnie.

 

Champ	Description
Fichier de configuration de facture	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture dans la Facturation.
Message français sur les factures	Message en français imprimé sur les factures. NOTE : La variable MESSAGE doit apparaître lors de la configuration du formulaire de la facture.
Message anglais sur les factures	Message en anglais imprimé sur les factures. NOTE : La variable MESSAGE doit apparaître lors de la configuration du formulaire de la facture.
Facture regroupée	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture dans la Facturation regroupée.
Imprimer un sous-total par appel	Permet d’imprimer un sous-total par appel dans le cas d’une facture regroupée.

4. Section Soumissions en service :

Champ	Description
Formulaire client	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression du formulaire client pour les soumissions en service.
Formulaire pour usage interne	Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression du formulaire pour usage interne pour les soumissions en service.

3. Section Comptabilité du menu de gauche.

Champ	Description
Défaut des achats	Permet de définir au niveau de l’option Achat si l’entrée par défaut du champ État est une 1-Facture ou une 2-Commande.
Usager responsable transfert des heures	Permet d’identifier l’utilisateur qui est responsable du transfert des heures.
Usager responsable transfert inventaire-projet	Permet d’identifier l’utilisateur qui est responsable du transfert inventaire-projet. NOTE : Cette fonctionnalité est utilisée uniquement avec le module Appel de service.
Ne pas fermer l’appel si items à facturer lors de la prép.	Permet de ne pas fermer l’appel s’il reste des items à facturer dans le Retour des appels et la Préparation, si la case est cochée. NOTE : Il sera possible de continuer le processus de la facturation sans que l’appel ne soit fermé automatiquement.
Source des activités pour les coûts :	Permet de déterminer la provenance de l’activité de projet à utiliser pour enregistrer les coûts des appels de service, des appels de maintenance et des appels d’installation. Valeurs disponibles : de main-d’oeuvre Les choix possibles sont : Appel/Contrat : utilise l’activité de projet définie dans l’appel pour enregistrer les coûts de main-d’oeuvre. Main-d’œuvre : utilise l’activité de projet définie dans la Gestion des activités selon le type d’appel.   maestro* > Appels de service > Maintenance > Configurations > Gestion des activités de matériel Les choix possibles sont : Appel/Contrat : utilise l’activité définie dans l’appel pour enregistrer les coûts de matériel. Matériel : utilise l’activité inscrite dans la Gestion du catalogue, pour le matériel en question.   maestro* > Achat et approvisionnement > Maintenance > Catalogue > Gestion du catalogue d’équipement Les choix possibles sont : Appel/Contrat : utilise l’activité de projet définie dans l’appel pour enregistrer les coûts de l’équipement. Équipement : utilise l’activité définie dans l’option Gestion des machineries, sous la section Comptabilisation des dépenses, pour enregistrer les coûts de l’équipement au projet. Lors du transfert du retour des appels ou de la répartition des heures pour les équipements, maestro* remplace l’activité par celle définie dans la Gestion des machineries.   maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des machineries
Ajouter les transactions non transférées sur le rapport coûtant-vendant	Permet d’afficher, sur le Rapport Coûtant-vendant, les transactions non transférées (retour d’appels, répartition des heures et achats) pour des appels qui ont été préalablement préparés ou facturés, si la case est cochée.

1. Section Mobile :

Champ	Description
Usager responsable du transfert des retours d’appel	Permet d’identifier l’utilisateur qui est responsable du transfert des retours d’appels créés à partir de maestro*mobile. En spécifiant un utilisateur, les transactions de retour d’appels créées à partir de maestro*mobile seront identifiées à cet utilisateur. Ainsi, l’utilisateur est en mesure de transférer les retours des appels.

4. Section Informations de facturation du menu de gauche.

Les comptes et groupes seront utilisés lors de la facturation des appels. Pour connaître la priorité de lecture du compte de grand-livre de revenu, consulter l’annexe de l’option Facturation.

 

Champ	Description
Main-d’œuvre	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser le revenu de main-d’œuvre.
Matériel	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser le revenu de matériel.
Équipement	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser le revenu d’équipement.
Divers	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus divers.
Sous-traitants	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus liés aux sous-traitants.
Frais mensuel	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser le revenu de frais mensuels. NOTE : La facturation par frais mensuels est générée au moment de la Génération des appels; avec ou sans de retour d’appel de fait.
Montant forfaitaire	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les montants forfaitaires. NOTE : La facturation par montant forfaitaire est générée après avoir fait le retour d’appel
Compte à recevoir	Compte de grand livre des comptes clients utilisé par défaut. NOTES : Il est possible d’avoir plusieurs comptes de CAR. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut. De préférence le compte le plus utilisé. Si pour un contrat le CAR est différent, il est possible de le modifier soit dans l’écran de facturation ou dans la Gestion des contrats.
Compte d’escompte	Compte de grand livre d’escompte à utiliser.
Raison de N/F	Raison de non-facturation d’un item inscrite par défaut lors de la facturation d’un bon de travail.
Machinerie non-facturable au retour d’appels	Permet d’identifier par défaut comme étant non-facturable la machinerie associée à la main-d’œuvre, si la case est cochée.
Regrouper la main d’œuvre par activité	Permet de regrouper, sur la facture, la main d’œuvre par activité, si la case est cochée. NOTE : Si coché, maestro* effectue un regroupement de ligne ayant la même activité, le même type de taux (régulier, demi ou double) ainsi que le même taux horaire. Pour regrouper la main d’œuvre par activité, les conditions suivantes doivent être respectées : Le mode de facturation défini dans la Gestion des contrats doit être Activité; Le mode de facturation défini dans l’option de Préparation doit être Détaillé ou Détaillé par type.
Ne pas balancer automatiquement les taxes	Cette case à cocher permet de déterminer si les taxes doivent être calculées ligne par ligne ou pour le montant global de la facture. NOTES : Par défaut, cette case est cochée. Elle fait en sorte que maestro* calcule les taxes ligne par ligne et que le progiciel ne les compare pas aux taxes calculées sur le total de la facture. Ce paramètre permet également de conserver, s’il y a lieu, des modifications apportées aux taxes manuellement. De plus, lorsque ce paramètre est activé, un bouton intitulé Calcul des taxes/ligne*, situé dans le coin inférieur gauche des grilles de ventilation assujetties à ce paramètre, permet d’outrepasser cette configuration et d’arrondir les taxes sur une facture en particulier. Une fois le bouton activé, le libellé affiche Taxes balancées. * Ce bouton se trouve dans les options de facturation du module Appels de service, qui sont également les options touchées par le Ne pas balancer automatiquement les taxes : Facturation Facturation regroupée Impression des factures Impression des factures regroupées Lorsque la case n’est pas cochée, les taxes sont calculées sur le montant total de la facture lors de l’enregistrement. Par conséquent, s’il existe un écart entre les taxes calculées ligne par ligne versus les taxes calculées sur le montant global de la facture, maestro* ajuste automatiquement les taxes de la dernière ligne de détail pour que la somme des taxes de chaque ligne corresponde au montant calculé sur le total de la facture. Consulter l’ANNEXE de la rubrique d’aide Configurations diverses du module Facturation pour visualiser un exemple de calcul de taxes : Avec le mode balancer les taxes Avec le mode ne pas balancer automatiquement les taxes.
Description à la facturation	Permet de déterminer le mode d’affichage de la description du matériel sur la facture. Valeurs disponibles : 1-Code-Desc Affiche le code de l’item suivi de la description. 2-Desc Affiche la description de l’item seulement. 3-Code/Desc Affiche la description de l’item suivi de la description en utilisant le séparateur « / » entre le code et la description.
État d’acceptation des factures	État par défaut d’acceptation des factures dans l’option Facturation.
Description à la facturation mensuelle français	Description française affichée par défaut sur les factures associées aux contrats dont le champ Montant à facturer est complété dans l’onglet Visites de la Gestion des contrats.
Description à la facturation mensuelle anglais	Description anglaise affichée par défaut sur les factures associées aux contrats dont le champ Montant à facturer est complété dans l’onglet Visites de la Gestion des contrats.
Mode de facturation par défaut	Permet de définir le mode de facturation affiché par défaut dans l’option Préparation. NOTE : Le mode de facturation par défaut est Détaillé.
Code de taxe	Codes de taxes par défaut applicables lors de la facturation.
Les appels de service maintenance sont taxables par défaut	En cochant ces champs, cela indique que tous les items d’une facture sont taxables pour le type d’appel indiqué. NOTES : Ces cases ne sont visibles que si la case Gestion des taxes de vente É.-U. est cochée dans les Configurations diverses du module Comptabilité, section Gestion des taxes. L’utilisateur peut modifier manuellement ou enlever les montants de taxes sur certains items en utilisant les touches CTRL-F7. Si ces champs ne sont pas cochés, maestro* considère que tous les items sur la facture sont non taxables et il sera impossible d’appliquer des taxes américaines sur les items.
Les appels de service sont taxables par défaut
Les appels de service d’installation sont taxables par défaut

1. Section Codes de produit :

Avant d’utiliser cette fonctionnalité, nous vous recommandons de prendre rendez-vous avec l’équipe des services professionnels afin d’obtenir la formation nécessaire pour l’utiliser et en comprendre tous les aspects.

Cette section permet de déterminer les formules à utiliser pour générer des codes d’items de catalogue qui seront utilisés pour facturer les transactions de dépense imputés à un appel. Ces codes sont générés à partir des données présentes sur les transactions. Ces formules peuvent inclure différentes variables selon le type de dépense à facturer.

Par exemple, NOCAT-NOMETIER serait utilisé pour construire un code d’item composé de la catégorie d’emploi et du métier de l’employé pour les transactions de type Salaire. Les formules sont appliquées, lors de la préparation, si le mode de facturation défini dans la Gestion des contrats est Tableau d’escompte par client.

Ces formules seront utilisées dans le cas où aucune valeur n’aura été spécifiée dans la Gestion des contrats, pour les champs équivalents. Dans les formules, il est possible : de combiner plusieurs variables en utilisant le tiret comme séparateur entre les variables; d’entrer des constantes (préfixes et/ou suffixes). Par exemple, la formule représentant la main-d’œuvre pourrait être A-NOCAT ayant comme résultat dans la Gestion du catalogue, un code de produit A-220 pour catégorie d’emploi 220. d’inscrire N/A pour ne jamais facturer un type de dépense. Cette dépense sera ignorée lors du traitement de la préparation.

 

Champ

Description

Source de la description

Description utilisée lors de la facturation. Valeurs disponibles : Transaction Affiche la description qui est entrée manuellement dans la transaction de retour des appels. NOTES: Si les heures sont entrées via l’option Répartition des heures, la description utilisée sera celle définie dans la Gestion du catalogue, car il est impossible de modifier la description dans la répartition des heures. Pour les transactions de matériel, maestro* utilise la description longue ou la description de la transaction. Si ces champs sont vides, maestro* utilise la description du catalogue. Catalogue Affiche la description de l’item à facturer provenant de la Gestion du catalogue.

Salaire et prime

Champ Description Salaire Formule utilisée pour la construction du code de salaire servant à la refacturation des coûts liés aux salaires. Prime Formule utilisée pour la construction du code de prime servant à la refacturation des coûts liés aux primes.   Variable Détail CODEACTIV Activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel. DESCACTIV Description de l’activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel. CODEACTIVAS Activité de dépense saisie dans les options Retour des appels ou Répartition des heures. NOTE : Cette activité est issue de la Gestion des activités du module de service et non de la Gestion des projets. DESCACTIVAS Description de l’activité de la dépense saisie dans les options Retour des appels ou Répartition des heures. NOTE : Cette description est issue de la Gestion des activités du module de service et non de la Gestion des projets. GROUPE Groupe de dépense lié aux heures ou à une prime, saisi dans les options Retour des appels ou Répartition des heures. NOEMP Numéro de l’employé. NOCAT Catégorie d’emploi de l’employé associé à la fiche d’employé du module Gestion du temps. NOTE : Maestro* utilise la catégorie d’emploi de l’employé présente au moment de la facturation et non celle présente au moment de l’entrée de la transaction. NOCATAS Catégorie d’emploi d’appel de service de l’employé associé à la Gestion des employés dans le module d’Appels de service. NOTE : Maestro* utilise la catégorie d’emploi de l’employé présente au moment de la facturation et non celle présente au moment de l’entrée de la transaction. NOTYPE Type d’emploi. NOTE : Maestro* utilise le type d’emploi de l’employé présent au moment de la facturation et non celui présent au moment de l’entrée de la transaction. NOMETIER Métier de l’employé. TAUX Lettre correspondant au type de taux. A pour le taux régulier. B pour le taux à temps et demi. C pour le taux à temps double. P pour le taux de la prime. CODEPRIME Code de la prime. SECTEUR Secteur CCQ associé au projet identifié dans la Gestion des contrats. Si ce projet est vide, maestro* utilise le secteur CCQ associé au projet de l’appel. ANNEXE Annexe CCQ associée au projet identifié dans la Gestion des contrats. Si ce projet est vide, maestro* utilise l’annexe CCQ associée au projet de l’appel. ANAPP Année d’apprentissage de l’employé en fonction du métier. REGION Région associée au projet identifié dans la Gestion des contrats. Si ce projet est vide, maestro* utilise la région associée au projet de l’appel. QUART Quart de travail spécifié lors du Retour des appels ou de la Répartition des heures.

Matériel

Champ Description Matériel Formule utilisée pour la construction du code de matériel servant à la refacturation des coûts liés aux matériaux.   Variable Détail CODEACTIV Activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel. DESCACTIV Description de l’activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel. GROUPE Groupe de dépense lié au matériel saisi dans les options Retour des appels ou Répartition des heures. CODEPROD Code de matériaux saisi dans les options Retour des appels ou Achat.

Équipement

Champ Description Équipement Formule utilisé pour la construction du code d’équipement servant à la refacturation des coûts liés aux équipements.   Les variables ci-dessous s’appliquent aux heures de machineries entrées à partir de l’option Retour des appels seulement : Variable Détail CODEACTIV Activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel. DESCACTIV Description de l’activité de dépense définie dans la Gestion des contrats. Si cette activité est vide, maestro* utilise celle de l’appel. GROUPE Groupe de dépense lié au matériel saisi dans le Retour des appels. CODEMACH Code de la machinerie. TYPEEQUIPEMENT Type de l’équipement. TAUX Lettre correspondant au type de taux M pour le taux de l’équipement.

5. Section Répartition des appels du menu de gauche.

Champ	Description
Ajuster le type d’urgence automatiquement selon le délai spécifié	Si coché, maestro* modifie le type d’urgence de tous les appels en cours de la Répartition des appels et de l’Affectation des appels. Avant de cocher cette option, il est important d’avoir identifié le nombre d’heures dans chacun des types d’urgence. Ce champ est accessible par l’option Gestion des types d’urgence. Attention! Si aucune configuration n’a été faite au niveau du champ Nb. Heures de la Gestion des types d’urgence, tous les appels identifié avec un type d’urgence seront modifiés pour le type d’urgence 0. Toutes les couleurs et les types d’urgence présents dans les appels seront remplacés pour appliquer la nouvelle configuration. Il sera impossible de renverser ce changement. NOTE : Les appels qui n’ont pas de type d’urgence ne seront pas modifiés. Les appels sont ajustés immédiatement en fonction de la formule suivante : L’heure d’entrée de l’appel + le délai max identifié dans l’appel = Heure limite pour traiter l’appel. Lors du rafraîchissement des appels, maestro* compare l’heure et la date de l’ordinateur moins (-) l’heure limite pour traiter l’appel = Temps écoulé entre le moment où l’appel a été entré. Pour déterminer le type d’urgence de l’appel, maestro* compare le temps écoulé avec le nombre d’heures indiqué dans la Gestion des types d’urgence. Par exemple, si le temps écoulé correspond à 2h30 et qu’il existe deux types d’urgence, l’un avec un délai de 2h et l’autre avec un délai de 3h, maestro* affichera le type d’urgence relié à 2h pour l’appel.
Rafraîchissement des priorités toutes les X minutes	Permet d’identifier le délai de rafraîchissement qui servira à rafraîchir les écrans de Répartition des appels et de l’Affectation des appels.
Aucune affectation d’appel	Affecte les appels automatiquement et indique un statut accompli, ce qui permet d’entrer les retours directement, si la case est cochée. NOTE : Si cette case est cochée, il est impossible d’utiliser l’option Affectation des appels. À l’opposé, si la case n’est pas cochée, maestro* ne permet pas d’entrer un retour d’appel si ce dernier n’est pas affecté et accompli.
Type de répartition utilisée	Permet de déterminer le type de répartition utilisée par défaut par maestro* à la suite de l’entrée d’un appel. Les champs affichés dans les options Appels et Consultation des appels de service sont déterminés en fonction du type de répartition sélectionné. Cliquer sur l'icône Valeurs multidimensionnelles pour ouvrir la fenêtre Valeurs par compagnie et déterminer le type de répartition utilisée par chaque compagnie (par préfixe). Valeurs disponibles : Affectation d’appel Permet d’affecter un appel à un employé dans un calendrier et change l’état de l’appel pour Actif une fois l’appel affecté. NOTES : Cette fonctionnalité ne conserve pas d’historique de traitement d’appels par un employé. L’appel ne peut être affecté qu’à un seul employé. Répartition d’appel Permet de répartir les appels aux employés dans un calendrier et change l’état de l’appel pour Actif. NOTES : Cette fonctionnalité conserve un historique du traitement des appels par un employé et différents affichages sont disponibles au niveau de l’écran. Un même appel peut être réparti entre plusieurs employés en fonction de leur disponibilité.
Assigner automatiquement les appels générés	Lorsqu’un responsable est indiqué dans le contrat de service et que cette case est cochée, les appels de maintenance générés à partir de l’option Génération des appels sont automatiquement attribués au Responsable. Une répartition est créée et les appels sont ajoutés dans la section Répartition attribuée de la Répartition des appels. NOTE : Pour afficher les appels attribués dans la Répartition des appels, cliquer l’icône Afficher les répartitions attribuées.
Statut des appels fermés	Lorsque le système change l’état d’un appel pour le fermer, c’est le statut défini ici qui sera appliqué à l’appel de service. Les statuts sont définis dans la table Gestion des statuts d’appels. Un appel de service peut être fermé après les événements suivants : Transfert des retours d’appels Transfert des ventes de service Préparation des factures d’appel de service Facturation directe Fermeture d’appel
Statut des appels réouverts	Lorsque le système change l’état d’un appel pour le réouvrir, c’est le statut défini ici qui sera appliqué à l’appel de service. Les statuts sont définis dans la table Gestion des statuts d’appels. Un appel de service peut être réouvert après l’événement suivant : Réouverture d’appel

6. Section Renouvellement du menu de gauche.

Pour de plus amples informations sur le renouvellement d’un contrat, veuillez consulter la rubrique d’aide Renouveler un contrat de service.

 

Champ	Description
Numéro du rapport de renouvellement en lot	Permet d’identifier le rapport qui sera généré pour afficher les contrats renouvelés par l’option Renouvellement en lot. NOTE : Le numéro de la liste doit correspondre à l’un des rapports disponibles dans l’option Liste des contrats en préparation de renouvellement.
Arrondir le montant renouvelé au dollar le plus près	Permet d’arrondir le montant d’un contrat lors du renouvellement de celui-ci, si la case est cochée. NOTE : Dans le cas où le contrat contient plusieurs visites, le montant de la dernière visite sera ajusté afin de balancer le total des visites avec le montant du contrat.
Appliquer le taux de majoration aux items à facturer	Si cette option est activée, le taux de majoration sera appliqué aux items à facturer lors du renouvellement. Si la case n'est pas cochée, on devra plutôt gérer l'augmentation du coût des items dans le catalogue.

7. Section Soumissions du menu de gauche.

Champ	Description
Section Numérotation des soumissions
Compteur de soumissions	Permet de spécifier le numéro de départ pour la numérotation des soumissions.
Section Appels générés
Mode de facturation des appels	Lorsqu'un appel de service est généré, c'est la configuration du contrat de service qui prévaudra. Si la valeur est Selon la configuration générale, c'est la configuration inscrite ici qui sera utilisée. Valeurs disponibles : Forfaitaire Le total de la soumission sera enregistré dans le champ Montant forfaitaire de l’appel généré. Temps et matériel Dans cette situation, le système n’enregistrera pas le montant total dans l’appel généré. Toutefois, si la soumission est à Forfaitaire, même si la configuration est Temps et matériel, montant total de la soumission sera enregistré dans le champ Montant forfaitaire de l’appel.
Statut des appels par défaut	Statut attribué par défaut aux appels de services générés automatiquement. Les valeurs de ce champs proviennent de la Gestion des statuts d'appels.
Ajouter le matériel et les items à facturer seulement (sans les heures)	Si cette case est cochée, le matériel et les items à facturer seront ajoutés à l'appel généré, sans les heures.
Type d'appel	Permet de spécifier quel sera le type d’appel par défaut à utiliser lorsqu'un appel est généré à partir d’une soumission. Choix disponibles : Installation, Maintenance ou Service.

8. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

• Gestion des contrats
• Appels
• Retour des appels
• Affectation des appels
• Répartition des appels
• Achat
• Gestion du catalogue
• Gestion des activités
• Gestion du matériel
• Préparation
• Transfert entre projets
• Transfert inventaire-projet
• Gestion des clients
• Gestion des employés
• Gestion de la sécurité
• Facturation
• Facturation regroupée
• Réquisition
• Rapport Coûtant-Vendant
• Renouvellement en lot
• Comment faire Renouveler un contrat de service
• Comment faire Procédure d'approvisionnement pour un département de service

 

Dernière modification : 18 mars 2025